REKABETİN GÜCÜ (Verimlilik ve Bilgi Sistemi)

12.07.2003

Günümüz rekabet koşulları işletmeleri , iş süreçlerini kontrol altında tutmak için bilgi sistemlerinden her geçen gün daha fazla yararlanmaya yönlendiriyor. Bu sebeple bilişim yatırımları , her yıl artan bir biçimde , işletme yatırımları içinde ciddi bir paya sahip oluyor.

Ancak her yıl yinelenen ve sürekli artan bilişim yatırımlarına rağmen işletmelerin bilgi sistemlerinden yeterince yararlanamadıkları gözlemliyoruz.

Yapılan  araştırmalar ve gözlemlerimiz ( müşteri anketleri , iş gücü bilgi seviyesi analizleri , süreç verimlilikleri ) gösteriyor ki işletmeler yaptıkları bilişim yatırımların ancak %20 ile % 40 verimlilikle kullanabiliyorlar. Yani bilgisayarın ve üzerinde bulunan yazılımın kendilerine sağlayabilecek olduğu yararın % 40’ına razı oluyorlar.

Bu durumun sebepleri işletmelere göre farklılık gösterse de verimsizliğin sebebi birkaç başlıkta toplanabilir.

Bu tip verimsizliklerin birkaç sebebi var. Bu sebeplerden birkaçını yazımızda sıralamaya çalışacağız.

Yanlış-Bilinçsiz Satın Alma Kararları

Bilişim yatırımları genellikle  işletmelerin ihtiyaçları tam olarak analiz edilmeden genellikle satıcı firmaların pazarlama operasyonları sonucunda yapılmaktadır. Satıcı tarafından işletmeye “İyidir , Güzeldir” şeklinde empoze edilen bilişim ürünü daha önce bu konuda bilgilenme fırsatı bulamamış patronun “Gereklidir Efendim” diyen orta seviye yöneticisinin etkisinde kalmasıyla satın alınmış oluyor.

Eksik Proje Bilinci – Proje Yönetimi

Bilişim yatırımlarında ikinci bir eksiklik ise yatırımların bir proje şeklinde yürütülmemesidir. Bilişim yatırımları için firma mutlaka bir proje planı ve yol haritası oluşturmalıdır. Her yatırım maddesinin hangi ihtiyacı ne kadar süre ile karşılayacağı ve maliyetinin ne olacağı önceden planlanmalıdır. Böylece yatırımlar disipline edilmiş dahası sadece ihtiyaçlar için yapılan yatırımlara para ödenmiş olur.

Bilgisiz ve Verimsiz Kullanım

Bursa yerelinde işletmelerde gerçekleştirdiğimiz analiz sonuçlarının ortalamalarına göre işletmelerde bilgisayar kullanan kullanıcıların %62’si daha önce bilgisayarda kullandıkları konularda eğitim almamış durumda. Kendi başlarına yada çevrelerinden öğrendikleri kadarıyla kullanımları istatistiksel olarak ölçüldüğünde  100 üzerinden not ortalaması 30 çıkıyor. Ne yazık ki her yıl yeni versiyonlar ve yazılım donanım harcamaları için ödenen binlerce dolar sadece % 30 verimlilikle kullanılmaktadır.

Etkin Bilgi Yönetimi İçin Neler Yapmalı.?.

1.   Eğer bir KOBİ sahibi iseniz nelere para yatırdığınızı bilmek için kendinizi bu konularda bilinçlendirin. Bu konuda sadece iş adamlarına yönelik eğitimlerden yararlanabilirsiniz.

2.   Bilişim yatırımlarını bir disiplin altına almak için bir yatırım planı ve proje dosyasını hedefleyin. Bu planın dışındaki hiçbir şeye para ödemeyin , onay vermeyin. Para ödemeden önce var olan sistemin verimli kullanılıp kullanılmadığından emin olun. Bunun için verimlilik analizi yaptırabilirsiniz.

3.   İşletmenizin 1 ve 3 yıllık bilişim yol haritasını oluşturmaya çalışın. Bu plan hangi yatırım , hangi ihtiyacı karşılamak üzere , ne zaman yapılacak ve  yaklaşık ne kadara mal olacak başlıklarını içersin. Böylece ne zaman , ne kadar ve ne için para ödemeniz gerektiğini tespit edebilir , bu planları şirket dışından profesyonellere inceletebilir , iyileştirebilir ve en önemlisi satıcı şirketlerin pazarlama faaliyetleri ile sizlere işlevsiz ürünler satmalarına engel olabilirsiniz.

4.   Personelinizin kullanım verimliliğini anlamak için İş Gücü Bilgi Seviyesi analizi yaptırın. Eksiklikleri gidermek için yapacağınız bir eğitim planı ve  tüm bilişim yatırımınızın %5 kadar bir eğitim bütçesi verimliliğinizi iki kat artırabilir.

5.   Bu konuda KOSGEB , TTGV , KOBİNET gibi kuruluşlarla iş birliği yolları araştırın. Bu kuruluşlar bilişim konularında sağlayacakları bilgi ve yatırım destekleri ile işletmenizde etkin bilgi yönetimi yapabilmeniz için yol göstereceklerdir.